Unidad 5 Manipulando celdas

Manipulando celdas

Vamos a ver los diferentes métodos de selección de celdas para poder modificar el aspecto de éstas, así
como diferenciar entre cada uno de los métodos y saber elegir el más adecuado según la operación a
realizar.

Selección de celdas
Antes de realizar cualquier modificación a una celda o a un rango de celdas con Excel 2007, tendremos
que seleccionar aquellas celdas sobre las que queremos que se realice la operación. A continuación
encontrarás algunos de los métodos de selección más utilizados.
Te recomendamos iniciar Excel 2007 ahora para ir probando todo lo que te explicamos.
A la hora de seleccionar celdas es muy importante fijarse en la forma del puntero del ratón para saber
si realmente vamos a seleccionar celdas o realizar otra operación. La forma del puntero del ratón a la
hora de seleccionar celdas consiste en una cruz gruesa blanca, tal como: .

•Selección de una celda
Para seleccionar una única celda sólo tienes que hacer clic sobre la celda a seleccionar con el botón
izquierdo del ratón.

•Selección de un rango de celdas
Para seleccionar un conjunto de celdas adyacentes, pulsar el botón izquierdo del ratón en la primera
celda a seleccionar y mantener pulsado el botón del ratón mientras se arrastra hasta la última celda a
seleccionar, después soltarlo y verás como las celdas seleccionadas aparecen con un marco alrededor y
cambian de color.

•Selección de una columna
Para seleccionar una columna hay que situar el cursor sobre el identificativo superior de la columna a
seleccionar y hacer clic sobre éste.

•Selección de una fila

Para seleccionar una fila hay que situar el cursor sobre el identificativo izquierdo de la fila a
seleccionar y hacer clic sobre éste.

•Selección de una hoja entera

Situarse sobre el botón superior izquierdo de la hoja situado entre el indicativo de la columna A y el de
la fila 1 y hacer clic sobre éste.
Si realizamos una operación de hojas como eliminar hoja o insertar una hoja, no hace falta
seleccionar todas las celdas con este método ya que el estar situados en la hoja basta para tenerla
seleccionada.

Añadir a una selección
Muchas veces puede que se nos olvide seleccionar alguna celda o que queramos seleccionar celdas NO
contiguas, para ello se ha de realizar la nueva selección manteniendo pulsada la tecla CTRL.
Este tipo de selección se puede aplicar con celdas, columnas o filas. Por ejemplo podemos seleccionar
una fila y añadir una nueva fila a la selección haciendo clic sobre el indicador de fila manteniendo
pulsada la tecla CTRL.

Ampliar o reducir una selección
Si queremos ampliar o reducir una selección ya realizada siempre que la selección sea de celdas
contiguas, realizar los siguientes pasos, manteniendo pulsada la tecla MAYUS, hacer clic donde
queremos que termine la selección.

Más métodos de selección
Vamos a profundizar en los métodos de selección para estudiar la selección haciendo uso del teclado y
la selección de varias hojas de cálculo.

Seleccionar celdas con el teclado

•Si queremos seleccionar un rango de celdas consecutivas:
Situarse sobre la primera celda a seleccionar y pulsar la tecla F8.
Observa como en la barra de estado aparece el identificativo Ampliar selección que nos indica que
vamos a ampliar o extender nuestra selección.
Desplazarse con las flechas de dirección para ampliar la selección.
Una vez terminada la selección, pulsar la tecla F8 para desactivar el modo Extender.

•Si queremos seleccionar varias celdas no consecutivas:
Seleccionar el primer rango a seleccionar, pulsar la tecla MAYUS y al mismo tiempo F8.
Observa como en la barra de estado aparece el identificativo Agregar a la selección que nos indica que
vamos a añadir o agregar a nuestra selección.
Hacer clic sobre las celdas a añadir a la selección, hasta tener toda la selección deseada.
Pulsar las teclas MAYUSy F8 para desactivar el modo Agregar.

•Para seleccionar una columna entera:
Situarse en cualquier celda de la columna a seleccionar.
Pulsar la tecla CTRL y al mismo tiempo BARRA ESPACIADORA.

•Para seleccionar una fila entera:
Situarse en cualquier celda de la fila a seleccionar.
Pulsar la tecla MAYUS y al mismo tiempo BARRA ESPACIADORA.

•Para seleccionar todas las celdas de la hoja:
Situarse en cualquier celda.
Pulsar la tecla CTRL, MAYUS y al mismo tiempo BARRA ESPACIADORA.

Seleccionar varias hojas de cálculo
Cuando estamos en una hoja de cálculo, se supone que ésta se encuentra seleccionada, sin embargo
existen métodos para seleccionar más de una hoja.

•Si queremos seleccionar varias hojas consecutivas:
Seleccionar la primera hoja de la selección (bastará con tenerla como hoja activa).
Manteniendo pulsada la tecla MAYUS, hacer clic sobre la etiqueta de la última hoja de la selección.

•Si queremos seleccionar varias hojas no consecutivas:
Seleccionar la primera hoja de la selección (bastará con tenerla como hoja activa).
Manteniendo pulsada la tecla CTRL, hacer clic sobre la etiqueta de la siguiente hoja de la selección.
Repetir el último paso hasta tener todas las hojas deseadas seleccionadas.

•Si queremos seleccionar todas las hojas del libro de trabajo:
Hacer clic con el botón derecho sobre cualquier etiqueta de hojas, para que aparezca el menú
contextual.
Elegir la opción Seleccionar todas las hojas.

•Para deseleccionar alguna hoja:
Manteniendo pulsada la tecla CTRL, hacer clic sobre la etiqueta de la hoja a deseleccionar.
Cuidado, la hoja activa no se podrá deseleccionar.
Vamos a ver las diferentes técnicas disponibles a la hora de duplicar celdas dentro de una hoja de
cálculo para utilizar la más adecuada según la operación a realizar.

Copiar celdas utilizando el Portapapeles
La operación de copiar duplica una celda o rango de celdas a otra posición. Cuando utilizamos el
portapapeles entran en juego 2 operaciones Copiar y Pegar. La operación de Copiar duplicará las
celdas seleccionadas al portapapeles de Windows y Pegar copia la información del portapapeles a
donde nos encontramos situados.
Para copiar unas celdas a otra posición, tenemos que realizar hacerlo en dos tiempos:

•En un primer tiempo copiamos al portapapeles las celdas a copiar:
          • Seleccionar las celdas a copiar.
          • Seleccionar la pestaña Inicio.
          • Hacer clic en el botón Copiar.
O bien, utilizar la combinación de teclado CTRL + C.
Observa como aparece una línea de marca alrededor de las celdas copiadas indicándote la información
situada en el portapapeles.

•En un segundo tiempo las trasladamos del portapapeles a la hoja:
Seleccionar las celdas sobre las que quieres copiar las primeras.
Seleccionar la pestaña Inicio.
Haz clic en el botón Pegar. O bien, utiliza la combinación de teclado CTRL + V.

Cuidado, ya que al pegar unas celdas sobre otras no vacías, se borrará el contenido de éstas últimas.

En el paso 4 no tienes por qué seleccionar el rango completo sobre el que se va a pegar, ya que si se
selecciona una única celda, Excel 2007 extiende el área de pegado para ajustarlo al tamaño y la forma
del área copiada. La celda seleccionada será la esquina superior izquierda del área pegada.
Para quitar la línea de marca alrededor del área copiada, pulsar la tecla ESC del teclado, mientras
tengas la línea de marca puedes volver a pegar el rango en otras celdas sin necesidad de volver a
copiar.

Con el Portapapeles podremos pegar hasta 24 objetos almacenados en él con sucesivas copias.
Puedes acceder al Portapapeles haciendo clic en la pequeña flecha que aparece en la parte superior
derecha de la sección Portapapeles de la pestaña Inicio..

Esta barra tiene el aspecto de la figura de la derecha.

En nuestro caso puedes observar que hay 3 elementos que se pueden pegar.
Para pegar uno de ellos, hacer clic sobre el objeto a pegar.
Para pegar todos los elementos a la vez, hacer clic sobre el botón .PEGAR TODO
Y si lo que queremos es vaciar el Portapapeles, hacer clic sobre el botón .BORRAR TODO
Si no nos interesa ver la Barra del Portapapeles, hacer clic sobre su botón cerrar X del panel.
Podemos también elegir si queremos que aparezca automáticamente esta barra o no a la hora de copiar
algún elemento. Para ello:

Hacer clic sobre el botón .OPCIONES

Seleccionar la opción Mostrar automáticamente el Portapapeles de Office, para activar en caso de
querer visualizarla automáticamente, o para desactivarla en caso contrario.
Al desplegar el botón de opciones también podemos activar algunas de las siguientes opciones
descritas a continuación:
Si activamos la opción Recopilar sin mostrar el Portapapeles de Office copiará el contenido del
portapapeles sin mostrarlo.
Si activamos la opción Mostrar el icono del Portapapeles de Office en la barra de tareas aparecerá
en la barra de tareas del sistema (junto al reloj del sistema) el icono del portapapeles .
Si activamos la opción Mostrar estado cerca de la barra de tareas al copiar mostrará en la parte
inferior derecha de la ventana un mensaje informándote del número de elementos copiados

.
Copiar celdas utilizando el ratón
Para duplicar un rango de celdas a otra posición dentro de la misma hoja, sin utilizar el portapapeles,
seguir los siguientes pasos:
Seleccionar las celdas a copiar.
Situarse sobre un borde de la selección y pulsar la tecla CTRL.
Observa como el puntero del ratón se transforma en .
Manteniendo pulsada CTRL, pulsar el botón del ratón y manteniéndolo pulsado, arrastrarlo hasta
donde se quiere copiar el rango.
Observa como aparece un recuadro que nos indica dónde se situará el rango en caso de soltar el botón
del ratón.
Soltar el botón del ratón cuando estés donde quieres copiar el rango.
Soltar la tecla CTRL.

Copiar en celdas adyacentes
Vamos a explicarte un método muy rápido para copiar en celdas adyacentes. Dicho método utiliza el
autorrelleno, a continuación te explicamos cómo utilizarlo y qué pasa cuando las celdas que copiamos
contienen fórmulas.
Para copiar un rango de celdas a otra posición siempre que ésta última sea adyacente a la selección a
copiar, seguir los siguientes pasos:

Seleccionar las celdas a copiar.
Situarse sobre la esquina inferior derecha de la selección que contiene un cuadrado negro, es el
controlador de relleno.
Al situarse sobre el controlador de relleno, el puntero del ratón se convertirá en una cruz negra.
Pulsar entonces el botón del ratón y manteniéndolo pulsado, arrastrarlo hasta donde quieres copiar el
rango.
Observa como aparece un recuadro que nos indica dónde se situará el rango.
Soltar el botón del ratón cuando estés donde quieres copiar el rango.
Después de soltar el botón del ratón aparecerá en la esquina inferior derecha de las celdas copiadas el
icono de Opciones de autorrelleno .

Desplegando el botón podemos ver el Cuadro y elegir el tipo de copiado:

Nota: Si no aparece el controlador de relleno debemos activarlo entrando por el menú Herramientas,
Opciones..., en la ficha Modificar activar la casilla Permitir arrastrar y colocar.
Cuando copiamos celdas con fórmulas que contienen referencias a otras celdas, como por ejemplo
=A2+3, la fórmula variará, dependiendo de donde vayamos a copiar la fórmula, esto es porque las
referencias contenidas en la fórmula son lo que denominamos REFERENCIAS RELATIVAS son
relativas a la celda que las contiene.
Así si en la celda B3 tenemos la fórmula =A2+3 y copiamos la celda B3 a la celda B4 , esta última
contendrá la fórmula =A3+3. A veces puede resultar incómodo la actualización anterior a la hora de
trabajar y por ello Excel 2007 dispone de otros tipos de referencias como son las ABSOLUTAS y las
MIXTAS.
Para indicar una referencia absoluta en una fórmula tendremos que poner el signo $ delante del nombre
de la fila y de la columna de la celda, por ejemplo =$A$2, y así aunque copiemos la celda a otra, nunca
variará la referencia.
Para indicar una referencia mixta, pondremos el signo $ delante del nombre de la fila o de la columna,
dependiendo de lo que queremos fijar, por ejemplo =$A2 o =A$2.
Si no recuerdas muy bien el concepto de referencias te aconsejamos repases el básico correspondiente
del Tema 4. Si en las celdas a copiar no hay fórmulas sino valores constantes como fechas o series de
números, Excel 2007 rellenará las nuevas celdas continuando la serie.

Autorrelleno
Vamos a manejar una herramienta muy útil de Excel2007 como puede ser el autorrelleno la cual nos
ahorrará tiempo a la hora de crear una hoja de cálculo.

Cuadro de relleno
Cuando tenemos una celda o un rango seleccionado, si observamos la esquina inferior derecha de la
selección aparece un pequeño cuadro negro, el controlador de relleno que nos sirve como ya hemos
visto para copiar la selección en celdas adyacentes.
Si lo que copiamos es una fórmula o un valor cualquiera se realizará la copia normal, sin embargo
existen varias series de fechas, horas o meses que modificará la operación normal de copiado.
Por ejemplo si en una copiamos una celda cuyo contenido en Enero en la celdas adyacentes, las celdas
copiadas continuarán la secuencia de meses, Febrero, Marzo,...
Si por lo contrario copiamos una celda cuyo contenido es una fecha como por ejemplo 22/07/68, las
celdas copiadas seguirán la serie de fechas, 23/07/68, 24/07/68,...
Lo mismo ocurre con horas, si copiamos una celda con por ejemplo la hora 10:00, las copiadas
seguirán 11:00, 12:00,.... Cuando copiamos fechas las opciones de relleno pasan a ser las siguientes:

Existen también otras series como podrían ser las numéricas.

Por ejemplo, supongamos que en la celda A1 tenemos el valor 1 y en B1 el valor 2, ahora
seleccionamos las dos celdas y con el controlador de relleno copiamos las celdas hacia la derecha, pues
en la celdas adyacentes se seguirá la serie, 3, 4, 5,...
Si en vez de 1 y 2 tenemos 2 y 4 y copiamos con este método la serie de las celdas adyacentes seguirá
con números pares.
Cuando copiamos series numéricas, las opciones de relleno incluyen Rellenar serie pero no Rellenar
meses.
Para entenderlo mejor es conveniente que lo pruebes.

Pegado Especial
En algunas ocasiones nos puede interesar copiar el valor de una celda sin llevarnos la fórmula, o copiar
la fórmula pero no el formato o aspecto de la celda, es decir, elegir los elementos del rango a copiar.
Esta posibilidad nos la proporciona el Pegado especial.

Para utilizar esta posibilidad:
Seleccionar las celdas a copiar.

• Hacer clic en el botón Copiar de la pestaña Inicio.
• O bien, utilizar la combinación de teclado CTRL + C.

Observa como aparece una línea de marca alrededor de las celdas copiadas indicándonos la
información situada en el portapapeles
.
Seleccionar las celdas donde quieres copiarlas.
Haz clic en la flecha del botón Pegar que se encuentra en la pestaña Inicio y selecciona Pegado
especial.
Aparecerá el cuadro de diálogo Pegado especial en el que tendrás que activar las opciones que se
adapten al pegado que quieras realizar:

Todo: Para copiar tanto la fórmula como el formato de la celda.
Fórmulas: Para copiar únicamente la fórmula de la celda pero no el formato de ésta.
Valores: Para copiar el resultado de una celda pero no la fórmula, como tampoco el formato.
Formatos: Para copiar únicamente el formato de la celda pero no el contenido.
Comentarios: Para copiar comentarios asignados a las celdas (no estudiado en este curso).
Validación: Para pegar las reglas de validación de las celdas copiadas (no estudiado en este curso).
Todo excepto bordes: Para copiar las fórmulas así como todos los formatos excepto bordes.

• Ancho de las columnas: Para copiar la anchura de la columna.
• Formato de números y fórmulas: Para copiar únicamente las fórmulas y todas los opciones
de formato de números de las celdas seleccionadas.
• Formato de números y valores: Para copiar únicamente los valores y todas los opciones de
formato de números de las celdas seleccionadas.

Como hemos visto, al hacer clic sobre la flecha del botón aparece una lista desplegable en la que, a
parte de la opción Pegado especial, aparecen las opciones más importantes de las vistas anteriormente.
Sólo tendremos que elegir el tipo de pegado.
Vamos a ver las diferentes técnicas disponibles a la hora de mover o desplazar celdas dentro de una
hoja de cálculo para utilizar la más adecuada según la operación a realizar.

Mover celdas utilizando el Portapapeles
La operación de mover desplaza una celda o rango de celdas a otra posición. Cuando utilizamos el
portapapeles entran en juego dos operaciones Cortar y Pegar. La operación de Cortar desplazará las
celdas seleccionadas al portapapeles de Windows y Pegar copia la información del portapapeles a
donde nos encontramos situados.

•Para mover unas celdas a otra posición, sigue los siguientes pasos:
Seleccionar las celdas a mover.
Seleccionar la pestaña Inicio y hacer clic en el botón Cortar.

•O bien, utiliza la combinación de teclado CTRL + X.
Observa como aparece una línea de marca alrededor de las celdas cortadas indicándonos la
información situada en el portapapeles.
A continuación seleccionar las celdas donde quieres que se sitúen las celdas cortadas (no hace falta
seleccionar el rango completo sobre el que se va a pegar, ya que si se selecciona una única celda, Excel
extiende el área de pegado para ajustarlo al tamaño y la forma del área cortada. La celda seleccionada
será la esquina superior izquierda del área pegada).

•Seleccionar la pestaña Inicio y haz clic en el botón Pegar.

•O bien, utiliza la combinación de teclado CTRL + V.

Cuidado, ya que al pegar unas celdas sobre otras no vacías, se borrará el contenido de éstas últimas, no
podemos utilizar el pegado especial visto en el tema anterior.
Tampoco se modifican las referencias relativas que se encuentran en la fórmula asociada a la celda que
movemos.

Mover celdas utilizando el ratón

•Para desplazar un rango de celdas a otra posición dentro de la misma hoja, sin utilizar el
portapapeles, seguir los siguientes pasos:
Seleccionar las celdas a mover.
Situarse sobre un borde de la selección.
El puntero del ratón se convertirá en una flecha blanca apuntando hacia la izquierda y una cruz de 4
puntas, tal como esto: . Pulsar el botón del ratón y manteniéndolo pulsado, arrastrarlo hasta
donde quieres mover el rango. Observa como aparece un recuadro que nos indica dónde se situará el
rango en caso de soltar el botón del ratón. Suelta el botón del ratón cuando hayas llegado a donde
quieres dejar las celdas.

•Si queremos mover algún rango de celdas a otra hoja seguiremos los siguientes pasos:
Seleccionar las celdas a mover.
Situarse sobre un borde de la selección.
El puntero del ratón se convertirá en una flecha blanca apuntando hacia la izquierda y una cruz de 4
puntas, tal como esto: .
Pulsar el botón del ratón y sin soltarlo pulsar la tecla ALT, después pasar el puntero del ratón sobre la
pestaña de la hoja a la cual quieras mover el rango de celdas que hayas seleccionado, verás que esta
hoja pasa a ser la hoja activa.
Una vez situado en la hoja deseada soltar la tecla ALT.
Después, soltar el puntero del ratón una vez situado en el lugar donde quieres dejar las celdas.
Veremos cómo diferenciar entre los objetos a borrar de una celda como puede ser el formato (todo lo
referente al aspecto de la celda, como puede ser el color el tipo de letra, la alineación del texto, etc) o
el contenido de éstas y utilizar el menú para realizar el borrado deseado.

Borrar celdas 
Puede que alguna vez introduzcas información en una celda y a continuación decidas borrarla.
Para ello debes seleccionar la celda o rango de celdas a borrar y a continuación...

•Ir a la pestaña Inicio.
Escoger la opción Borrar, entonces aparecerá otro submenú.
Seleccionar una de las opciones disponibles entre:
• Borrar Todo: Elimina el contenido de las celdas seleccionadas, los comentarios ligados a esas
celdas y cualquier formato excepto la anchura de la columna y la altura de la fila.
 Ejemplo: En una celda tenemos introducido el siguiente valor: 12.000 €, borramos la celda con
la opción Todo. Si ahora introducimos el valor 23000 aparecerá tal como lo acabamos de
escribir sin formato.
• Borrar Formatos: Borra el formato de las celdas seleccionadas que pasan a asumir el formato
Estándar, pero no borra su contenido y sus comentarios. Cuando hablamos de formato nos
referimos a todas las opciones disponibles en el cuadro de diálogo Formato Celdas estudiadas
en el tema correspondiente.
• Ejemplo: En una celda tenemos introducido el siguiente valor: 12.000 €, borramos la celda con
la opción Formato. Ahora en la celda aparecerá 12000 ya que únicamente hemos borrado el
formato o aspecto de ésta, no el contenido.
• Borrar Contenido: Elimina el contenido de las celdas seleccionadas, tengan o no fórmulas,
pero mantiene sus comentarios y su formato.
• Ejemplo: En una celda tenemos introducido el siguiente valor: 12.000 €, borramos la celda con
la opción Contenido. Si ahora introducimos el valor 23000 aparecerá con el formato anterior, es
decir 23.000 €.
 Borrar Comentarios: Suprime cualquier comentario ligado al rango de las celdas
seleccionadas, pero conserva sus contenidos y formatos. El estudio de los comentarios no es
objeto de este curso.

•Otra forma de eliminar el contenido de una celda:
Seleccionar la celda a borrar.
Pulsar la tecla SUPR
Con esta opción únicamente se borrará el contenido de la celda.